הכיסאות כבר מסודרים, ועל אחד השולחנות מחכות שקיות מהשנה שעברה. בתוך הארון יש צבעים, אבל לא ברור כמה מהם שימושיים; על המדף מונחים דפים בכמה גדלים, וחלק מהדבק נמצא בכלל בקופסה אחרת. לפני שמתחילים הזמנה לשנה החדשה, כדאי לתת לגננת ולסייעת זמן לעבור יחד על הקיים. רשימת קנייה טובה מתחילה במה שיצטרכו לעשות בגן, ולא בניסיון למלא כל מדף פנוי.

סופרים מלאי שימושי, לא אריזות

עברו לפי קבוצות: נייר, כלי ציור, חומרי הדבקה, חומרי יצירה, ציוד משרדי ואחסון. פתחו אריזות שכבר בשימוש ובדקו מה נשאר. קופסה שמסומנת כמלאה אינה בהכרח מכילה את הכמות הרשומה עליה. הפרידו בין מה שאפשר להשתמש בו מיד, מה שצריך למיין ומה שכבר אינו שימושי.

רשמו את הכמות ביחידות ברורות. במקום לכתוב שיש שתי חבילות נייר, ציינו את הגודל ואת הכמות המשוערת שנותרה. במקום "צבעים", כתבו איזה סוג ולכמה קבוצות עבודה הוא מספיק לפי התכנון שלכן. אין צורך להגיע לספירה של כל פיסת נייר, אבל כדאי שתהיה תמונה שאפשר לבסס עליה הזמנה ולא רק תחושה כללית שחסר.

מתחילים בחומרי הבסיס של הפעילות

ברשימת היצירה אפשר לכלול נייר לציור, דפים עבים, בריסטולים, כלי ציור, דבק ומספריים, בהתאם לגיל הילדים ולתוכנית הגן. הוסיפו חומרים מיוחדים רק כשיש להם שימוש מתוכנן. אין חובה להזמין בתחילת השנה את כל מה שאולי יתאים לכל חג ופעילות. חלק מהבחירות אפשר להשאיר לאחר ההיכרות עם הקבוצה.

בבחירת מוצרים בדקו על האריזה פרטי יבואן, גיל מומלץ ואזהרות. קראו את הוראות השימוש ושמרו אותן גם אם מעבירים חומרים למכלי עבודה. כשמתכננים פעילות משותפת לכמה גילאים, בדקו את ההתאמה לכל מוצר בנפרד. הבחירה צריכה להתבסס על הסימון ועל אופן הפעילות המתוכנן, ולא רק על שם כללי כמו חומרי יצירה לגן.

מוסיפים את הציוד שמחזיק את השגרה

מעבר לחומרי היצירה, חשבו על תיקיות לעבודות, מעטפות למסמכים, תוויות לזיהוי, כלי כתיבה לצוות ומקום לדפים שצריך להחזיר להורים. בדקו אם נדרשים גם חומרים ללוח התוכן ולתיעוד הפעילויות. אלה פריטים פחות בולטים בתמונות של תחילת השנה, אבל כדאי שיהיה ברור מי משתמש בהם והיכן הם נמצאים.

התאימו את האחסון למקום הקיים. לפני שקונים קופסאות, מדדו את המדף ובדקו מה אמור להיכנס לכל אחת. לא תמיד נחוץ מארז אחסון חדש; לפעמים מספיק למיין קופסאות שכבר יש ולסמן אותן בבירור. רצוי להפריד בין ציוד העבודה של הצוות לבין החומרים שמוציאים לפעילויות, כדי שלא יחפשו בכל פעם אותו עט בין הצבעים.

מחשבים כמויות לפי מספר המשתמשים בפועל

לא כל פריט צריך להירכש כמספר הילדים. יש ציוד אישי, ציוד לכל שולחן וציוד משותף לכל הגן. כתבו ליד כל סעיף לאיזו קבוצה הוא שייך, ואז חשבו את הכמות. לדוגמה, תיקייה אישית דורשת חישוב שונה ממארז צבעים שמיועד לפעילות בקבוצה קטנה. השאירו מרווח סביר להשלמות לפי הניסיון שלכן, בלי להגדיל כל סעיף באופן אוטומטי.

בדקו גם כמה יחידות יש בכל מארז, ומהי הכמות שתתקבל בסך הכול. הזמנה של שישה מארזים אינה זהה לשש יחידות. אם מציעים גודל אריזה אחר, חשבו מחדש לפני האישור. מחיר נמוך ליחידה אינו הסיבה היחידה לקנייה: חשוב שיהיה מקום לאחסן, שהכמות תידרש ושלא תחליף חלק גדול מהתקציב של חומרים אחרים.

שולחים בקשה שאפשר לתמחר במדויק

בבקשת הצעת מחיר ציינו לכל פריט תיאור, גודל או סוג, כמות והאם אפשר להציע חלופה. הוסיפו גילאים, מועד רצוי לאיסוף ותקציב אם נקבע. אם צבע מסוים חיוני לפעילות, כתבו זאת. אם הוא אינו חשוב, אפשר לומר במפורש שהבחירה פתוחה. מידע כזה מאפשר להשוות הצעות על אותם פריטים ולא על רשימות שנראות דומות רק בכותרת.

בקשו לדעת מה כלול בסכום הכולל, אילו פריטים זמינים ומה דורש אישור נוסף. הגדירו מי רשאית לאשר שינוי בכמות או החלפה. אל תניחו שהיעדר תשובה פירושו הסכמה. שמרו עותק של הבקשה ושל ההצעה שאושרה, כדי שבזמן האיסוף אפשר יהיה לבדוק את ההזמנה מול רשימה אחת מוסכמת.

מחלקים את הציוד לפני שהשנה מתחילה

עם קבלת ההזמנה, בדקו כמויות, סוגים ופריטים חסרים לפני שמפזרים הכול בארונות. הכינו ציוד לשבוע הראשון בנפרד ואת המלאי הנוסף שמרו מסומן. כדאי לקבוע מי מעדכנת כשחומר עומד להיגמר והיכן נרשמת הבקשה להשלמה. גם דף אחד במקום קבוע יכול להספיק, כל עוד שתי נשות הצוות יודעות להשתמש בו ואין כמה רשימות סותרות.

בעמוד "למוסדות" של הקשת אפשר להעביר את הרשימה ולבקש הצעת מחיר לפי הכמויות הדרושות. אלחנן עובד עם גנים, בתי ספר ותלמודי תורה, ומביא לבירור הזה ניסיון של יותר מעשרים שנה בתחום, סבלנות ויושר. אפשר לציין גם תקציב וחלופות מותרות, כדי לחפש התאמה במחיר הוגן ולא להזמין יותר ממה שנחוץ.